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高效率在家工作怎么做? 3大原则7大方法让你拥有超人表现

高效率在家工作怎么做? 3大原则7大方法让你拥有超人表现

在家工作,几乎是我们许多人的梦想。而今年因为疫情的关系,许多企业都安排职员在家办公。

再加上越来越多人崇尚斜杠生活,在家做工渐渐成为职场的新趋势。

我也因为疫情关系在家工作了一阵子。下面我就来分享我怎么提高在家办公的效率。

3大原则在家办公

三大原则在家办公

自主管理让老板好放心

在家办公的你不会受到主管的时时紧盯。 这虽然让我们感到较轻松,但更多时候需要靠自己。

所以,拥有自主管理心态的人往往在跟人办公的环境下更能够有高效率。

如果你知道如何合理安排工作的时间、会自动自发跟进、完成任务。在老板询问进度前,主动向老板报告进度甚至是提前完成任务,那么你就是个有自主管理意识的人。

主动向主管跟进工作进度可以增加公司对我们的工作效率的信心,也让主管能放心的把任务交给你。因为他知道最算是在没人监督,你也能够把任务在很好的完成。

下面5个问题可以帮助我们提升工作上的自主管理意识

  • 在工作里,我扮演什么角色?
  • 这任务的最终目标是什么?
  • 要怎样做才能达到最终目标?
  • 在任务过程中,我学到了什么?
  • 在这任务里,我什么地方做得好,什么地方要改进?

工作重质不重量

你是否曾经遇到过明明只要省略一些程序上就可以加快任务进度,同事却坚持要依照程序进行,但当问背后的逻辑时,他们却回答个不出坚持的理由。

开始一件事情前,不妨先问自己:这件事是否是必需的?避免陷入盲目做事,没有自主的思考能力。

只做有必要做的事,不是说不承担不属于你的工作岗位的职责,而是与其把时间浪费在不重要的的事情上,不如把时间分配给更加重要的事

不断寻找最快,最有效的方法,争取能够在最短的时间有效的完成工作。花点时间学习新技能,在之后的工作里它可以帮你争取更多时间。

做事重质不重量的特质有:

  • 不盲目跟风
  • 拥有良好沟通能力
  • 高专注力
  • 避免同时间进行多项任务
  • 拥有自主思考能力
  • 不断学习提升自我
  • 目标清晰
  • 了解事情的优先顺序-时间管理四象限法

熟知自身的压力临界点,懂得适时的放松

对于在家工作的人,因为工作性质倾向于个人独立完成,心理上难免会面临较大的压力。

就像我之前因为疫情在家工作时, 因为不是工作场所,时间到了就直接打卡下班,常常会因为觉得还有工作没做完而一直工作到很晚。

所以就陷入了工作永远做不完,压力时时都在的处境。经过几次之后,我发现这样反而做出来的工作感觉“随便”,品质低下。

后来我纠正自己,让自己放慢脚步,把工作分段处理。 只要今天完成了预设的阶段,剩下的如果想要继续就继续处理,不想就明天继续。

调整自己的工作状态是跟自己说:

  • 工作永远处理不完,最低限度是处理必须今天完成的工作,其余的可以明天再做。
  • 工作不是我人生的全部,它不应该占用我大部分时间。
  • 工作时就专心工作,放工后就完全放下。

 

在家办公更有必要知道工作的临界点在哪里。掌握好工作压力和心理上的健康,懂得在属于自己的时间对工作说不,不要成为只为做而做的低效率工作狂。

7大方法教你高效率在家办公

开始项目前先了解工作的本质

你是否有经历过老板交给你一项任务, 但是却不知道要从哪里开始、也不知道要怎样做?那可能因为你还不了解项目的最终目的。

它就像是没有终点的赛跑,你不知道要往哪里跑也不知道几时要停下来。只有知道最终目标,再从中追溯回去,就能知道应该要做些什么和怎么做。

所以,在项目开始前,先弄清楚项目的目的和性质。下面几点可以帮助你更好的了解项目的性质。

开始项目前, 先了解:

  • 项目最终目的是什么
  • 项目的期限
  • 项目的流程步骤是什么
  • 每个流程步骤的顺序和关联性
  • 需要什么资料
  • 要从哪里取得资料
  • 数量化目标 – SMART、OKR
  • 是否有受到什么限制

确认每日的工作目标

当我们在舒适的环境上班, 很容易变得懒散。

这里看看,那里摸摸。几个小时过去后,才发现自己什么都没有完成。

设定每日的工作目标,像是每天确认项目的进度或是写下当天需要完成的事。这样可以给予自己一些压力,避免我们白白浪费时间。

如果是要进行较为复杂人多线任务,我们可以多多利用项目进度表。用它列出流程步骤。然后根据各个流程和进度来设立每日要完成的事。

项目进度表

一个好的项目进度表应该包含以下特点:

  • 以最终目标开始,规划出实现目标所要进行的各项任务
  • 列出各项任务所需要的时间并进行合理规划
  • 列出每项任务由谁负责进行
  • 列出各项任务的优先顺序和关联

要下载Excel项目进度表请点我 

点我下载

 

如果是较简单的任务,我就会列出当天的待办事项。 然后根据重要顺序进行完成任务就好。

技术支援,善用科技

现在多数的商业活动都需要频繁使用科技的帮助,像是邮件、云端、远程视讯等。在办公室办公,我们不需要自己准备,公司本身就会提供硬件设施。

从办公室换成在家办公,公司或许无法提供每人一台笔记本电脑。 就算有, 也会因为使用不同的区域网,不能打开公司文件。

这时候, 就需要IT部门帮忙安装远程设定。以下几点要注意

  • 先确认家里是否有网络讯号和电脑
  • 向公司确认需要安装什么软件并提前安装、申请账号
  • 测试软件是否能用
  • 提前记录下所有需要的账户名称和密码避免要用时找不到
  • 安装远程访问服务软件连接公司区域网
  • 安装后,确认自家电脑是否能远程游览公司文件
  • 记录下技术部门的联络方式


提前准备好,开始在家工作时才不会手忙脚乱,公司也会对你留下好印象。  

远程视讯软件作为远程会议的管道也很重要。下面是常用的远程视讯平台:

  • Google Hangout
  • Zoom
  • Microsoft Team
  • Skype
  • Go to meeting
  • Slack

优化工作区域

对于一些居住环境较小的人来说, 或许没有多余的空间可以把工作区域和进行私人活动的空间区分开来。

但是只要我们强调空间的利用和结合整体家具结构,几乎任何地方都能有建造属于自己的工作区域。

小空间运用:

结合家具定制,善用多余空间

结合家具定制,善用多余空间

建造壁挂式工作空间

善用角落空间

 

可折垫移动式桌子

除了利用空间打造工作区域,我们也可以通过配置工作用品或摆设打造能够提高工作效率的环境。

高效率的人往往会在工作还没开始前就先把一切准备好,避免发生没有工具而被迫停止工作的窘境。

要知道有什么在家工作的必备神器,大家可以看这篇文章:在家工作 15种提高居家生产力的必备神器

调整好心理和情绪

有些人可能会觉得在家工作会比较轻松和没有那么大的压力,因为不用时时被上司盯着看,时间也能自己掌控。

如果这样想的话那就错了!

在家工作之前:

我:『太好了,不用被老板一直追着完成工作,可以偶尔偷懒』

之后

老板:『为什么这件事还没处理完?你到底有没有在工作?』

原本能在预定时间完成的工作反而无法在指定时间完成,不但对自己造成心理压力,还难向公司交代延期的原因。

因为陷入低潮而影响工作效率的话还会影响公司对你的工作态度的不满。尤其是在家工作,公司看不见你的表现,更容易忽略你对公司的付出。

调整好心理和情绪, 提早做好在家工作的准备。避免自己预想的不一样而失望,而陷入低潮、工作提不起劲。

明确的办公时间

明确的办公时间可以让我们的心理和生理上提前做好准备,知道这段时间需要提高专注力

生理上:在工作时间只专注在工作的事情上。避免做容易导致分心的事,像是滑手机、看电视等。

心理上:做好心理建设,理解办公时间需要专注,撇开“偷懒”心态。

和家人商量好工作时间避免打扰

家人:『你都是在家做工,想几时做工就几时做。先帮我做其他事,之后再做工也行。反正你的时间都是自由的。』

上面是在家工作常会遇到的问题:当我们专注在工作,家人突然叫你帮忙处理其他家务事,导致被迫从工作状态抽离,好不容易集中的专注力瞬间被打散。

大家常会认为,在家工作时间掌握在自己手中。但是他们忽略了在家工作不代表很得空。反而在家工作更需要自制力

可以向家人说明你什么时候工作、几点休息和原因。请他们避免在指定的工作时间打扰你。

还有就是尽量避免在家人常出没的空间工作,像是客厅、饭厅等。最好是在独立的空间里工作,把噪音和容易造成分心的人、事、物分开。

营造仪式感

上网查了一下,不论是字典或网上都没有给 仪式感一个很明确的意义。 我觉得它更多的作用是透过进行一系列的动作所反射出一种对待事情的态度和心理投射。

根据哈佛商学院实验,人在进行高难度任务前,如果有进行某些仪式, 表现将比没有进行仪式的人来的好。

从心理学角度来看, 在挑战高难度困难前,透过完成一系列简单的动作,可以在心理上建立强烈的暗示提高对事情的掌控度

不管是知名运动员或是创业家,他们都有属于自己的日常仪式。

星巴克CEO霍華‧舒茲早上4.30起床遛狗,5.45回到家后和太太泡上『苏门答腊粗颗粒咖啡』,并且一定要用热水泡至3到4分钟。
前蘋果CEO史蒂芬‧賈伯斯每天早晨对着镜子问自己一个问题,如果答案是否定式,他就会调整自己的心态。
日本著名歌手小野洋子每天对镜子中的自己笑,这样会让她更喜欢自己。

我在家里工作的那一段时间,也会进行自己的日常仪式,这样可以让我当天更有信心。而且如果没做的话,那天我就会感觉浑身不舒服:

  • 起身后的一小时内不滑手机。就算是无意识拿起手机,我也会马上放下并对自己说早上应该做些其他的事而不是滑手机。
  • 刷牙后要照镜子,用木梳梳理头发
  • 查看当天的待办事项

总结

上面就是我之前在家工作的心得。

大家不妨试试上面说的3大原则和7大方法来提高在家工作的效率。

一段时间之后,你会发现不管是工作效率上或是心态上都会有明显的改变。

 

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by 外挂满能

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時尚肌肉
3 月 之前

因為疫情,現在反而更多人重視在家工作的重要!
謝謝你的文章,我學到很多呢!

梁鈞則
梁鈞則
3 月 之前

在家工作最重要的真的是工作的地方,不管是旁邊的雜物還是書桌的高度,都很重要,有寫書桌太低,頭一直低低的超不舒服,優化工作地方太重要了

Jenny
3 月 之前

沒錯沒錯~雖然我是自由工作者
但一樣的道理呢!!

风云
风云
3 月 之前

新常态底下 越来越多企业鼓励居家办公 你的文章可以给新常态下的工作者很好的整理自己的工作流程 赞!

Terry Chien
3 月 之前

站長提供的 項目進度表 真得很貼心👍👍
個人很認同 儀式感 的建立,能夠從潛意識告知身體與心靈準備進入工作狀態。

Eve Ling 满能君

今天踏出的每一步 是明天更好的自己

嗨,我是满能君,居住在马来西亚。
想要和来自不同各地角落,拥有一样爱好的伙伴们交流、分享。喜欢阅读理财投资和自我提升的书籍。也喜欢用纸笔记录下我的成长。
期许自身分享出的每一篇文章可以帮助到大家看到不一样的事物。
就让我们彼此在这里以相同的步伐向前迈进吧!

Never stop learning, because life never stop teaching

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